臉書前創辦人Dustin Moskovitz的效率革命,要把你從email「解放」出來

臉書前創辦人Dustin Moskovitz的效率革命,要把你從email「解放」出來

image:asana.com

在臉書創立初期,當時的聯合創辦人莫斯科維茲(Dustin Moskovitz)掌管公司了工程團隊,底下有約180人都要跟他彙報。聽來光鮮亮麗,但莫斯科維茲恨透這點了,他的email信箱總有看不完的信,不是每封都重要,但每個寄件人都希望得到他的「注意」。

「我要花幾星期才能看完,但看完時資訊也落後幾個星期了。」他說

幾經苦思後,莫斯科維茲開發出一個軟體能夠大大減輕臉書內部員工間的溝通,讓所有人都能看見並追蹤相關的郵件訊息。這個想法順利實現,2008年莫斯科維茲離開臉書,以相同的目標成立團隊協同作業服務的新創公司Asana。

Asana自2011年11月發表 beta 版後,至今已成為 Twitter、Foursquare、LinkedIn、Dropbox、Airbnb、Disqus 和 Uber 等內部團隊協作工具的選擇。其服務可將email最有用的部分和活動內容、通知轉換成類似臉書和Twitter網站上的那種動態消息欄,讓你看到和同事的所有活動,你可以即時看到最新動態也可以選擇不「追蹤」,提升Teamwork的工作效率。

Email使人分心


莫斯科維茲希望使用者了解email的缺點後可以全盤放棄使用,事實上,莫斯科維茲的論點確實很有力。根據顧問公司麥肯錫(McKinsey)2012年發布的報告,企業員工花費近1/3的工時在處理電子郵件,實在稱不上有效率的溝通工具。

隨者智慧型手機的普及,人們溝通的管道更加多元也更加個人化。加上Twitter和臉書等社交平台風行也在不知不覺中改變人們的溝通習慣。莫斯科維茲說其服務中的「追蹤」功能的靈感就是來自社交媒體,希望以此強化郵件中真正重要的「訊號」,而不是龐雜的資訊泥淖。

雖然靈感來自臉書,但莫斯科維茲不希望只是提供「企業用社交軟體」這樣的解決方案,因為企業還是應該著重在「工作」面而非社交,講求的是工作效率而非人際。

臉書前創辦人Dustin Moskovitz的效率革命,要把你從email「解放」出來

莫斯科維茲(Dustin Moskovitz), image:Kevin Krejci/flickr

 

Email越少=工作效率越高

電子郵件本質上還是以「人際」間傳遞為主,莫斯科維茲認為應該拋棄這種舊思維,但在一般企業中光升級Windows系統困難度就已經很高,少有企業會願意大刀闊斧取消延用已久的email工具。

因此無奈地,莫斯科維茲與公司外部溝通連絡時還是必須使用電子郵件,但表示在Asana公司內部他只要花15分鐘就可以消化所有該看的郵件,剩下的時間可以用在真正的工作上。

莫斯科維茲指出,與email分手更重要的原因不只是省下的時間,還有在協調工作時可以省略過不必要的口水與抱怨,工作起來更省力有效率。

他說,將人們從email「解放」出來不只是心理作用而是有實質效益,「所有的email和會議,和工作有關的額外工作都是讓人沮喪的力氣,那些不是真正的工作,是讓人分心的事…如果可以拿掉讓人分心的東西讓我們從事真正的工作,就有更多可能與機會」。